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Erstellen, senden und verwalten Sie mühelos Rechnungen mit Billbooks

Die Fakturierung kann ein Schmerz sein, besonders wenn Sie ein Freiberufler sind, da Ihre Stärke in Schreiben, Entwerfen oder Webentwicklung und nicht im Rechnungswesen liegt. Dies manuell zu verwalten, wird Ihnen wahrscheinlich Kopfzerbrechen bereiten, insbesondere wenn Sie Zeit brauchen, um Fristen einzuhalten.

Wenn Sie nicht das Budget haben, um Ihren eigenen Buchhalter zu bekommen, ist es an der Zeit, nach einem Werkzeug zu suchen, das alle Ihre Rechnungsanforderungen erfüllen kann. Zu diesem Zweck stellen wir Ihnen Billbooks vor.

Billbooks ist ein Online-Cloud-basierter Rechnungsstellungsservice, mit dem Sie Ihre Rechnungen erstellen, senden und verwalten können und darüber hinaus Ihre Finanzen überwachen können. Es hat eine Reihe von großartigen Features und eine großartige Preisstruktur, die auf Freelancer und kleine Startups ausgerichtet ist. Werfen wir einen Blick auf Billbooks und was es zu bieten hat.

Erste Schritte mit Billbooks

Billbooks ist ein Cloud-basierter Online-Service, mit dem Sie Ihre Unternehmensrechnungen verwalten können. Anstelle der regulären Anmeldung für ein soziales Netzwerk benötigen Sie zur Registrierung Ihren Firmennamen, Ihren Namen, eine E-Mail-Adresse, einen Domainnamen und ein Passwort.

Nach der Registrierung werden Sie zur Hauptschnittstelle von Billbooks weitergeleitet.

Die Menüleiste auf der linken Seite des Dashboards listet die vier Arten von Elementen auf, die Sie in Billbooks erstellen können. Billbooks unterstützt Tastaturkürzel zum Navigieren zwischen diesen vier Elementen, nämlich Rechnung (I), Schätzung (E), Client (C) und Aufwand (X). Sie haben auch Zugriff auf Listenansichten für all diese, wo Sie Elemente verwalten und bearbeiten können.

Ihre Rechnungsanforderungen verwalten

Sehen wir uns zunächst an, wie Sie Ihre Rechnungen erstellen und verwalten.

Rechnungen

Der Bildschirm " Neue Rechnung" von Billbooks ist ein vollständiges Tool zur Erstellung von Rechnungen mit allen Feldern, die Sie für eine ordnungsgemäße Rechnung benötigen. Sie haben die Möglichkeit, die Rechnungsempfänger (sowohl auf Ihrer als auch auf der Seite des Kunden) anzugeben, die Rechnung zu versehen sowie neue Zeilen, Artikel und Steuern zu Billbooks hinzuzufügen.

Es gibt auch eine Seite mit den Schnelleinstellungen, in der Sie die Währung, das Fälligkeitsdatum, die wiederkehrende Rechnung und die für die Rechnung geltenden Frachtkosten oder Rabatte anpassen können.

Rechnungen werden in Draft, Pending, Closed, Disputed und Recurring kategorisiert. Sie können eine Rechnung von einer Kategorie in die andere in der Seitenleiste der Rechnungsansicht verschieben, z. B. " Ausstehend" in der Ansicht "Rechnungsentwurf". Hier können Sie auch Entwürfe von Rechnungen senden, bearbeiten, drucken, duplizieren und löschen .

Beachten Sie, dass das Ankreuzen der Option " Wiederkehrend " in der Seitenleiste " Schnelle Einstellungen" einer Rechnung die Phase "Entwurf" überspringt und die Rechnung direkt an die Kategorie "Wiederkehrend" sendet. Wenn Sie den Verlauf Ihrer Rechnungen verfolgen möchten, gibt es einen Abschnitt "Verlauf", der anzeigt, wann eine Rechnung bearbeitet wurde.

Schätzungen

Wenn Sie Schätzungen (oder Zitate) senden müssen, erstellen Sie sie hier. Der Bildschirm " New Estimate" entspricht fast dem Bildschirm "New Invoice", mit einigen Unterschieden. Es gibt weniger Optionen im Seitenbereich " Schnelleinstellungen" und eine andere Gruppe von Seitenleistenoptionen, wenn Sie den Kostenvoranschlag anzeigen.

Schätzungen werden nicht wie Rechnungen kategorisiert; Sie haben nur Entwürfe und Gesendete Kategorien für Schätzungen. Die Seitenleiste sieht also etwas anders aus, mit der Option " In Rechnung konvertieren" anstelle von " Ausstehend" .

Machen Sie sich keine Sorgen, wenn Sie viele Rechnungen und Schätzungen verwalten müssen. Billbooks verfügt über eine Live-Suchfunktion, mit der Sie Ihre Dokumente schnell durchsuchen können.

Es gibt auch schnelle Vorschauoptionen, die vom nach unten zeigenden Dreieck rechts neben einer Rechnung oder einem Schätzwert aus zugänglich sind. In dieser schnellen Vorschau können Sie sich die Rechnung ansehen, ohne sie zu öffnen.

Fertig mit einer Rechnung oder einem Kostenvoranschlag? Dann sende es per E-Mail. Mit Billbooks können Sie sogar Dateien an Ihre Rechnungen und Schätzungen anhängen . Es unterstützt auch Formate wie DOC, XLS, PDF, PPT, PNG, JPG und ZIP. Für die Anhänge gilt eine Dateigröße von 5 MB.

Verwalten von Kunden und Ausgaben

Sie können Ihre Kundenkonten über die Client-Option verwalten. Die Schaltfläche Client öffnet ein schwebendes Fenster zum Erstellen eines neuen Clients für Ihre Rechnungen und Schätzungen. An diesem Punkt müssen Sie nicht jedes Feld ausfüllen. Billbooks benötigt nur einen Firmennamen und die Kontaktdaten Ihres primären Kontakts. Es ist jedoch gut, alle Informationen zu Aufzeichnungszwecken zu füllen.

Die mehrsprachige Unterstützung von Billbooks ist hier sehr hilfreich, da Sie die Sprache auswählen können , in der Sie Rechnungen basierend auf den Vorlieben Ihres Kunden senden möchten . Unterstützte Sprachen sind Englisch, Niederländisch, Spanisch, Deutsch und Französisch.

Tracking-Kosten

Wie bei der Option "Client" wird mit der Option "Kosten" ein unverankertes Fenster geöffnet, in dem Sie eine neue Ausgabe für die Ausgabenverfolgung und Berichterstellung von Billbooks erstellen können. Sie können diese Ausgaben auch kategorisieren und sie gegebenenfalls bestimmten Kunden zuordnen .

Wenn Sie alle Ihre Ausgaben anzeigen möchten, klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Ausgaben . Dies bringt Sie zu Ihrer Kostenansicht, wo Sie Ihre Ausgaben unter anderem nach Datum, Kunde und Kategorie filtern und sortieren können. Sie können hier auch neue Ausgaben bearbeiten und erstellen.

Gewinn- und Verlustberichte

Schließlich hat Billbooks einen speziellen Abschnitt zur Erstellung von Gewinn- und Verlustrechnungen für Ihr Unternehmen. Es ist nicht das umfassendste verfügbare Werkzeug, aber es ist kein üblicher Anblick in der Fakturierung von Anwendungen.

Sie können den Berichtszeitraum auswählen, entweder jährlich, halbjährlich oder vierteljährlich. Sie können auch ein Enddatum für den Bericht festlegen und wählen, ob entweder Kassenbasierter oder Periodenertrag angezeigt werden sollen.

Der Bericht kann dann im PDF- Format heruntergeladen oder im Excel- oder CSV- Format exportiert werden. Sie können den Bericht auch direkt in Ihrem Browser ausdrucken.

Zahlungsmöglichkeiten

Billbooks unterstützt viele Zahlungsoptionen, was sowohl für Sie als auch für Ihre Kunden eine gute Nachricht ist. Unter Zahlungsmethode können Sie Ihre Rechnungen mit Zahlungsdiensten wie PayPal für Online-Überweisungen und Stripe mit Kreditkartenzahlung verknüpfen.

Natürlich müssen Sie ein Konto mit einem dieser Dienste haben, bevor Sie sie in Ihre Rechnungen integrieren können. Durch die Integration dieser Services in Ihre Rechnungen wird die Option " Zahlung ausführen" hinzugefügt, über die Kunden ihre Zahlungen ausführen können.

Einschränkungen

Alles in allem ist Billbooks ein unglaublich nützlicher Service, ist aber nicht ohne gewisse Einschränkungen. Sie können beispielsweise kein eigenes Rechnungslayout erstellen und können nur aus einigen voreingestellten Vorlagen auswählen. Die wiederkehrende Rechnungsfunktion ist auch nicht so flexibel, mit voreingestellten Zeitrahmen, die Sie nicht nach Ihren Bedürfnissen anpassen können.

Fazit

Eines der besten Dinge an Billbooks ist jedoch das Preissystem: Es gibt keine monatlichen oder jährlichen Abonnementgebühren . Stattdessen kaufen Sie ein vorausbezahltes Rechnungsbündel. Prepaid-Pakete beginnen bei 10 US-Dollar für 20 Rechnungen bis zu 60 US-Dollar für 200 Rechnungen .

Bei der ersten Anmeldung erhalten Sie außerdem 3 kostenlose Rechnungen, um Billbooks auszuprobieren. Kostenvoranschläge werden nicht auf Ihre vorausbezahlten Rechnungen angerechnet, sodass Sie beliebig viele Kostenvoranschläge erstellen können und nur in Rechnung gestellt werden, wenn Sie Ihre Rechnungen versenden .

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